Manajemen Sistem Aplikasi Absensi Online, Mana yang Terbaik?

Tiap perusahaan baik dalam skala kecil hingga skala besar menerapkan jam kerja yang beragam. Terlebih dengan era kerja hybrid seperti sekarang, diperlukan sistem aplikasi absensi online yang mumpuni.

Ada lini usaha yang jam kerjanya teratur, ada juga yang bersifat dinamis, termasuk lokasi bekerjanya. Semuanya harus dipatuhi oleh semua karyawan karena akan berdampak pada produktivitas bisnis. Jam kerja pun juga mempengaruhi kompensasi atau gaji karyawan yang diberikan di jangka waktu yang telah ditentukan.

Baca juga:

Salah satu cara untuk mengatur dan memantau kehadiran karyawan lewat jam kerja adalah melalui sistem absensi karyawan, seperti aplikasi absensi online yang kini kian marak digunakan.

Pentingnya Manajemen Sistem Absensi Karyawan untuk Perusahaan

Work from home
ilustrasi kerja dari rumah (Pixabay)

Manajemen sistem absensi atau kehadiran karyawan merupakan komponen bisnis yang sangat penting dimiliki suatu perusahaan. Tanpa manajemen sistem absensi yang baik, produktivitas karyawan tidak akan bisa terukur dengan akurat. Padahal, produktivitas ini bisa mempengaruhi proses bisnis suatu perusahaan.

Oleh sebab itu, sistem manajemen absensi karyawan sangat dibutuhkan. Beberapa di antaranya untuk:

  • Memastikan semua karyawan telah memenuhi kewajiban untuk melakukan pekerjaannya
  • Menilai performa dan kedisiplinan karyawan, dilihat dari ketepatan atau keterlambatan jam kerja
  • Menentukan kompensasi karyawan yang sesuai, karena perusahaan hanya akan memberikannya sesuai waktu kerja
  • Memberikan gambaran akurat tentang biaya tenaga kerja perusahaan
  • Terintegrasi dengan sistem payroll atau penggajian

Selain untuk perusahaan, manajemen aplikasi absensi juga menguntungkan karyawan. Dalam artian, manajemen absensi bisa membuat karyawan merasa puas karena adanya jaminan pembayaran kompensasi yang akurat sesuai dengan tenaga dan jam kerja.

Jika karyawan merasa puas, mereka cenderung akan lebih semangat dan termotivasi dalam bekerja. Hasilnya, akan ada peningkatan produktivitas yang tentunya akan membuat bisnis Anda lebih berkembang.

Jenis-Jenis Sistem Absensi Karyawan

Seiring perkembangan zaman, sistem absensi karyawan pun ikut berkembang. Salah satu sistem terbaru yang bisa Anda pertimbangkan untuk digunakan di perusahaan Anda yaitu aplikasi absensi.

Selain absensi online, berikut jenis-jenis sistem absensi yang umum dipakai oleh banyak perusahaan di Indonesia.

1. Absensi Manual

Penggunaan absensi manual membuat perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya yang banyak. Pasalnya, kebanyakan absensi manual dilakukan dengan mencatat kehadiran karyawan pada buku tulis khusus absensi dan pulpen.

Baca Juga :  Fitur Edit Tweet Siap Hadir di Twitter Bulan Ini, Dengan Catatan Khusus

Meskipun murah, absensi manual kurang efektif karena tim HR perusahaan perlu mengumpulkan data absensi secara manual. Hal ini tentunya akan memakan banyak waktu.

Selain itu, mengacu dari survei Kessler, absensi manual memungkinkan karyawan memanipulasi data absensi. Sebagai contoh, karyawan yang telat bisa meminta rekan kerjanya untuk mencatat absensinya agar terlihat tidak telat. Hal ini tentu akan merugikan perusahaan secara profesional dan secara finansial.

2. Absensi dengan Kartu Tap

Jika ingin menggunakan sistem absensi dengan kartu tap, perusahaan membutuhkan kartu dan mesin khusus untuk merekam data absensi. Cara kerja sistem ini tentu lebih simpel dibandingkan absensi manual. Karyawan hanya perlu menempelkan kartu pada mesin khusus. Lalu, data terkait jam kedatangan dan kepulangan karyawan akan otomatis terekam.

Sayangnya, sistem absensi ini juga dapat dimanipulasi. Semua orang yang memiliki kartu, meski bukan pemilik sebenarnya, punya akses untuk menempelkan kartu.

3. Absensi Biometrik

Absensi biometrik menggunakan sistem yang cukup kompleks dan mahal. Untuk menggunakannya, tiap karyawan harus melakukan pemindaian atau scan biometrik, seperti fingerprint (sidik jari), mata, atau wajah.

Setelah itu, karyawan hanya perlu menempelkan salah satu jari, mata, atau wajah yang telah terekam ke mesin khusus untuk melakukan absensi. Data kehadiran karyawan pun akan secara otomatis tercatat pada sistem.

Namun, sistem ini memiliki beberapa kekurangan, meliputi:

  • Proses scan bisa berlangsung lama dan dapat menyebabkan antrian karyawan
  • Karyawan yang tiba-tiba mengalami gangguan fisik di bagian biometrik yang telah terekam akan sulit melakukan absensi

Tak dapat dipungkiri bahwa di masa pandemi sekarang, sistem ini berpotensi menularkan virus. Pasalnya, mesin absensi biometrik ini bisa saja menjadi sarang virus corona.

Apalagi kini banyak perusahaan telah menerapkan WFH (work from home) atau kerja dari rumah, yang membuat sistem ini menjadi jarang dipakai sehingga kurang efektif untuk memantau kehadiran karyawan.

4. Absensi Online

Di tengah pandemi, absensi online merupakan pilihan tepat untuk memantau kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah.

Untuk menggunakannya, karyawan hanya perlu masuk atau log in ke suatu sistem, dan melakukan absensi dengan lebih mudah dan lebih cepat.

Dari empat pilihan yang ada, sistem absensi online kini mulai banyak dipertimbangkan penggunaannya karena lebih cocok untuk merekam data absensi karyawan yang tidak bekerja dari kantor.

Keuntungan Menggunakan Absensi Online

Talenta aplikasi absensi

Menurut survei American Payroll Association, 65% perusahaan sudah mulai menggunakan sistem otomatis atau sedang dalam proses beralih ke sistem absensi otomatis, seperti absensi online.

Baca Juga :  Harga realme 9i, Tawarkan Performa Kelas Flagship dengan Snapdragon 680

Banyak perusahaan yang mempertimbangkan penggunaan aplikasi ini karena memiliki lebih banyak keunggulan dibandingkan sistem absensi lainnya. Simak 5 keunggulannya di bawah ini.

1. Lebih Akurat

Dalam beberapa hal, termasuk merekapitulasi absensi secara manual dengan kertas maupun dengan perangkat komputer yang mendukung, manusia rentan melakukan kesalahan.

Penggunaan aplikasi absensi akan membantu memastikan catatan waktu yang lebih akurat dan meminimalisir kesalahan manusia yang tak terhindarkan apabila memasukkan data secara manual.

Dengan demikian, data yang lebih akurat ini juga akan membantu memberikan gambaran kinerja karyawan perusahaan dan penggajian yang lebih akurat.

2. Lebih Hemat Waktu & Anggaran

Meski harus mengeluarkan biaya investasi yang cukup besar di awal, menurut studi dari Grup Axsium, perusahaan bisa menghemat hingga $1.600 (atau setara dengan 23 juta rupiah) per karyawan setelah menerapkan sistem absensi yang lebih otomatis, seperti absensi online.

Selain menghemat anggaran, tim HR pun bisa menghemat waktu dan tenaga dalam rekapitulasi catatan waktu karyawan. Terlebih lagi bila perusahaan Anda memiliki ratusan hingga ribuan karyawan, aplikasi absensi perlu Anda pertimbangkan.

Penghematan waktu dan tenaga dikombinasikan dengan akurasi data membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Alhasil, perusahaan lebih mungkin mengalami peningkatan produktivitas dan juga keuntungan.

3. Lebih Efisien

Sistem manajemen kehadiran karyawan terintegrasi dapat memberikan visibilitas yang lebih baik sehingga dapat mempersingkat alur penggajian, pengajuan cuti, dan tinjauan kinerja.

Karyawan dapat lebih mudah mengajukan lembur, cuti, dan lainnya dengan cepat dan tanpa perlu komunikasi khusus dengan manajer atau atasannya.

4. Lebih Fleksibel

Aplikasi absensi tentunya lebih fleksibel digunakan, karena karyawan dapat mengaksesnya dimanapun dan kapanpun.

Di zaman modern, dan di tengah pandemi seperti ini, Anda pasti memiliki karyawan yang sebagian bekerja dari kantor, dari rumah, atau di lokasi paling terpencil.

Sistem absensi online akan lebih mudah membantu merekam jam kerja karyawan yang bekerja jauh dari kantor.

Hanya dengan bermodalkan smartphone dan jaringan internet, karyawan akan lebih mudah melakukan absensi, seperti melakukan selfie.

5. Keamanan yang lebih terjamin

Umumnya, aplikasi absensi telah dilengkapi suatu sistem yang sangat aman dan sulit untuk dibobol.

Misalnya, untuk melakukan absensi online dengan selfie, karyawan hanya perlu masuk atau log in ke suatu sistem dengan memasukkan nomor ID/email, serta password atau PIN khusus yang telah ditentukan sebelumnya.

Baca Juga :  AFTECH, PERBANAS & KADIN Teken Kesepakatan Bersama Percepat Inklusi Keuangan Digital

Pilihan aplikasi absensi online dari Talenta untuk Bisnis

Tertarik untuk menggunakan aplikasi absensi? Segera lakukan demo sistem absensi dari Talenta dan rasakan manfaatnya secara langsung.

Aplikasi absensi dari Talenta telah terintegrasi secara otomatis dengan software payroll, sehingga Anda dapat dengan mudah mendapatkan semua data karyawan dalam satu pintu.

Karyawan dengan mobilitas tinggi atau sedang bekerja dari rumah menjadi lebih diuntungkan dengan fitur absensi otomatis milik kami. Tim HR atau SDM perusahaan Anda pun akan lebih terbantu karena kami akan mengelola semua data terkait kehadiran karyawan.

Software HRIS Talenta memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.

Dengan absensi online android ini, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja tanpa perlu mengandalkan mesin sidik jari hingga sistem dapat mencatat data kehadiran secara otomatis.

Lewat aplikasi mobile Talenta, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.

Selain itu, Talenta juga memiliki fitur menghitung serta pembayaran payroll secara otomatis yang dapat diintegrasikan dengan fungsi absensi online android yang mencatat kehadiran secara otomatis.

Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.

Fitur Talenta by Mekari:

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

  • Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
  • Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
  • Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
  • Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
  • Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur – fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.

Tertarik menggunakan Talenta dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produknya lewat di websitenya. Yuk, coba Talenta sekarang juga!